Política de protección de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

PREÁMBULO

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política, la sociedad CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales. De esta manera, dicha sociedad manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, nacionalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

EFECTO RETROACTIVO DEL MANUAL

Las bases de datos de la sociedad CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., se ajustarán y parametrizarán de manera que se puedan establecer y agrupar con base en el uso de los datos personales, de acuerdo con la extensión de la autorización del tratamiento de los datos personales, y demás aspectos que la normatividad establezca. El presente manual suple y deja sin efecto cualquier otro manual, acuerdo, política o convención expedido por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., con antelación al mismo.

VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 21 de abril de 2023 y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web, en la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas concordantes y vigentes.

NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN

El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que son titulares, concretamente sobre el uso y destino que se dan a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. Lo anterior, tiene por objeto la correcta adecuación de las bases de datos a la ley.

La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta la condición del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley.

El derecho a la protección de los datos personales de cada titular se extiende desde saber quién conserva dichos datos y que uso se le está dando a los mismos, hasta de definir quién tiene la posibilidad de consultarlos.

La ley atribuye el poder a cada titular de consultar, modificar, suprimir y reanudar dicha información, y desarrolla las garantías e instrumentos para garantizar la vigencia del derecho fundamental.

OBJETO

Determinar los parámetros bajo los cuales deben tratarse y administrarse todos los datos personales de personas naturales y jurídicas que suministran y constituyen las bases de datos personales de la sociedad CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., así como las bases de datos de terceros y que son administradas por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., en desarrollo de su objeto social.

FINALIDAD

Este manual permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley. El manual pretende generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., implementará un Manual para la gestión integral de datos personales a partir de las guías establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio a partir del principio de responsabilidad demostrada.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente manual debe ser conocido y aplicado por todos los funcionarios, empleados y dependencias del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., así como por los clientes y contratistas independientes del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., especialmente por aquellos que sean encargados del tratamiento de los datos personales y administración de las bases de datos del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.

BASES DE DATOS

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley y tan pronto sea reglamentada la forma y condiciones de registro ante la delegatura de protección de datos personales de la Superintendencia de industria y Comercio.

PRINCIPIOS

En todo tratamiento de datos personales que realice el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., se aplicarán, los principios consagrados en el régimen general de protección de datos personales colombiano, en especial los siguientes:

•  Principio de legalidad del tratamiento de datos: Para el tratamiento de datos personales realizado por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.
•  Principio de nacionalidad: El tratamiento dado por la sociedad CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., a los datos personales que tiene, obedece a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las nomas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.
•  Principio de libertad. El tratamiento que realice el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., a los datos personales, lo hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.
•  Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento por parte del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
•  Principio de transparencia.  El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente manual.
•  Principio de acceso y circulación restringida.  El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.
•  Principio de seguridad.  El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.
•  Principio de confidencialidad. El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de la Organización se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política.

CONSULTA DE LA POLÍTICA

Esta política debe ser presentada y dispuesta en un acceso visible en los sitios oficiales del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., y en la página web principal para su fácil consulta y acceso por parte del público en general.

CATEGORÍA DE DATOS

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado la siguiente clasificación de datos adecuándose a la legislación vigente:

•  Dato Personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.
•  Dato público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.
•  Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.
•  Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.
•  Dato reservado: Es aquel que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial por sí mismo.
•  Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

DEFINICIONES

•  Autorización: Permiso otorgado por el titular para efectuar el tratamiento de sus datos personales. La autorización debe caracterizarse por ser expresa, previa al tratamiento y consultable con posterioridad a su concesión por parte del titular. La autorización puede otorgarse por cualquier medio conocido o por conocerse siempre que cumpla con las características establecidas.
•  Aviso de Privacidad: Es una comunicación del responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se informa la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información a las que son sometidas los datos personales por parte del responsable, la forma de consultarlas y las finalidades del tratamiento de los datos personales.
•  Base de datos: Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento.
•  Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales bajo el amparo del responsable del tratamiento.
•  Menor de edad:  Es todo niño, niña o adolescente (púber o impúber) cuya edad sea inferior a 18 años.
•  Normatividad:  Conjunto de normas, leyes y decretos que regulan una materia específica. Para el presente caso siempre se hará referencia a la regulación de datos personales.
•  Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, legitimada para decidir sobre el tratamiento de datos personales o la base de datos.
•  Titular de los datos personales: Cada una de las personas naturales con las que se relacionan los datos personales.
•  Transferencia: Tratamiento dado por el responsable o encargado del tratamiento mediante el envío de información o de datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envía, localizado dentro o fuera de Colombia.
•  Transmisión: Tratamiento dado por el encargado de los datos personales para comunicarlos dentro o fuera de Colombia por cuenta del responsable.
•  Tratamiento de datos personales: Conjunto de actividades a las que se someten los datos personales. Por ejemplo, la recolección, el almacenamiento y el uso que se hace de dichos datos.

MARCO NORMATIVO Y LEGAL

El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente:

•  Constitución Política, artículo 15.
•  Ley 1266 de 2008.
•  Ley 1581 de 2012.
•  Decretos Reglamentario 1727 de 2009
•  Decretos Reglamentario 2952 de 2010.
•  Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
•  Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.
•  Circular 03 del 3 de noviembre de 2015

ALMACENAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

Se informa a los titulares que las bases de datos del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. se almacenan en computadores y/o servidores propios de la empresa. Igualmente existen algunas bases de datos que se almacenarán físicamente. En la respectiva inscripción de cada base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD se establecerán con total claridad el tipo de almacenamiento de cada una de las bases de datos.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

•  Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
•  Solicitar prueba de la autorización otorgada al CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
•  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la sociedad CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.

•  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
•  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

•  El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.
•  Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
•  El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
•  Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Para efectos del presente manual, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., representada legalmente por Vadin Ángel Ramírez Agudelo, con sede principal en la Carrera 48 #46A Sur-107 Envigado – Antioquia, Tel (+57) 604 322 1024, correo electrónico informacion.coa@quironsalud.com, será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.

El tratamiento de los datos personales se deberá hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados   en este manual podrá dirigirse a los siguientes canales de atención a los titulares de los datos personales: Carrera 48 #46A Sur-107 Envigado – Antioquia, Tel (+57) 604 322 1024, correo electrónico informacion.coa@quironsalud.com

OFICIAL DE TRATAMIENTO

Para efectos del presente manual, serán tratantes de datos personales bajo el compromiso del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., cada uno de los responsables según el caso, de cada una de las áreas y dependencias administrativas de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos contentiva de los datos personales de los que se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en este manual. En representación de todas las áreas se encuentra la señora Alejandra María Isaza López quien será la oficial del tratamiento de datos personales. Los canales de comunicación para que los titulares de los datos contacten a la encargada del tratamiento serán los siguientes: Dirección: Carrera 48 #46A Sur-107 Envigado – Antioquia, Tel (+57) 604 322 1024, correo electrónico alejandra.isaza@quironsalud.com.

Todos los trabajadores del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. se obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se impartan para su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias o que la regulan. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir.

Dentro de las funciones del encargado del tratamiento de los datos está el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:

•  Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
•  Coordinar la definición e implementación de los controles del Manual Integral de Gestión de Datos Personales.
•  Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Manual Integral de Gestión de Datos Personales.
•  Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
•  Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.
•  Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
•  Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
•  Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.
•  Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un Manual de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
•  Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de la compañía.
•  Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.
•  Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers  y gestión de proveedores, etc.).
•  Medir la participación, y calificar el desempeño, en los entrenamientos de protección de datos.
•  Requerir que, dentro de los análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales.
•  Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
•  Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.
•  Realizar seguimiento al Manual integral de gestión de datos personales.

EVALUACIÓN Y REVISIÓN CONTINUA POR PARTE DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El encargado del tratamiento de datos personales de la empresa, como protector y garante de los derechos de los titulares de los datos y custodio de los datos suministrados frente a su leal y correcto tratamiento, llevará a cabo las siguientes acciones de evaluación y revisión:

•  Controlar y actualizar el inventario de información personal continuamente para identificar y evaluar nuevas recolecciones, usos y divulgaciones.
•  Revisar las políticas siguiendo los resultados de las evaluaciones o auditorías.
•  Mantener como documentos históricos las evaluaciones de impacto y las de amenazas a la seguridad y riesgos.
•  Revisar y actualizar, en forma periódica, la formación y la educación impartida a todos los empleados de la organización, como resultado de evaluaciones continuas y comunicar los cambios realizados a los controles del Manual.
•  Revisar y adaptar los protocolos de respuesta en el manejo de violaciones e incidentes de seguridad para implementar las mejores prácticas o recomendaciones y lecciones aprendidas de revisiones posteriores a esos incidentes.
•  Revisar y, en su caso, modificar los requisitos establecidos en los contratos suscritos con los Encargados del Tratamiento.
•  Actualizar y aclarar las comunicaciones externas para explicar las políticas de tratamiento de datos.
•  Reportar semestralmente al representante legal de la empresa la evolución del riesgo, los controles implementados, el monitoreo y, en general, los avances y resultados del Manual.

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes. La inscripción de las bases de datos en el RNBD se enmarcará dentro los parámetros dados en la Circular 03 del 3 de noviembre de 2015.

Para efectos del registro de las bases de datos, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., realizará un inventario teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

•  Cantidad de bases de datos con información personal.
•  Cantidad de titulares por cada base de datos.
•  Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.
•  Tipo de datos personales contenidos en cada base de datos a los que se realiza.
•  Tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
•  Ubicación física de las bases de datos. Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios, por ejemplo, archivadores o servidores (dependiendo de si se trata de un archivo físico o una base de datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.
•  Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un (unos) encargado (s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado (s).
•  Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.
•  Información sobre si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.

•  Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
•  Cuando se ha realizado transferencia o transmisión internacional de la base de datos, se solicitará la información básica del destinatario.
•  Si la base de datos se ha cedido, se solicitará la información básica del cesionario.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL DE DATOS PERSONALES

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., implementará un Manual para la gestión integral de datos personales a partir de las guías establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio a partir del principio de responsabilidad demostrada.

ESTÁNDAR DE LA POLÍTICA

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. incorporará en la política de tratamiento de la información reglas sobre los siguientes puntos, entre otros:

•  La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión o disposición final de la información personal, incluyendo los requisitos para obtener la autorización de los Titulares.
•  El acceso y corrección de datos personales.
•  La conservación y eliminación de información personal.
•  El uso responsable de la información, incluyendo controles de seguridad administrativos, físicos y tecnológicos.
•  Inclusión en todos los medios contractuales de la empresa de una cláusula de confidencialidad y de manejo de información, donde se afirme que se conoce a suficiencia la política de la empresa, se acepta, y se permite a la compañía utilizar dicha información de forma responsable.
•  Presentación de quejas, denuncias y reclamos.

MONITOREO DE LAS MEDIDAS DE IMPLEMENTACIÓN

Para el efecto, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. llevará a cabo las siguientes acciones:

•  Contemplar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias en la administración de los riesgos identificados.
•  Establecer indicadores que evidencien la efectividad del sistema de administración de riesgos adoptado.
•  Asegurar que los controles estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.
•  Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de aceptación establecidos.
•  Llevar un registro de incidentes que contemple: Base de datos y datos comprometidos, titulares, fecha del incidente y de descubrimiento, acciones correctivas realizadas y responsables.
•  Los sujetos obligados deben evaluar sus riesgos periódicamente e implementar estas evaluaciones en toda la organización dentro de cada nuevo proyecto que involucre datos personales
•  Es necesario desarrollar procedimientos para efectuar dichas evaluaciones y tener un proceso de revisión y aprobación que involucre tratamiento a la persona o área que tiene a cargo la función de protección de datos personales en el diseño de nuevas iniciativas, servicios o Manuales .

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., solicitará a los titulares de la información su autorización para el tratamiento de sus datos personales. Para ello se tendrá en cuenta, que:

•  El titular tiene la potestad de autorizar su tratamiento.
•  Su autorización debe ser previa, expresa y libre de vicios en el consentimiento.
•  El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., informará al titular de los datos el uso o finalidad y este será el uso que el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., como responsable del tratamiento podrá hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los encargados del mismo.

El titular de los datos personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., es necesario contar con los datos personales del titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines. El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.

Los datos de naturaleza reservada podrán ser proporcionados de manera escrita, oral, por medios electrónicos, magnéticos o digitales, o bien, por virtud de revisión de libros, expedientes o documentos.

Además de los datos que posean un clara y evidente naturaleza confidencial, será información reservada o confidencial toda aquella que utilice cualesquiera de las siguientes denominaciones: “Confidencial”, “Reservado”, “Secreto”, “Privado”, “Privilegiado”, “Especial” o “Exclusivo”.

La protección de la información de naturaleza reservada, confidencial o privilegiada a cargo del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., se desarrollará mediante los protocolos de seguridad de la información y los acuerdos marcos de confidencialidad establecidos por la empresa para proteger dicha información, por lo que su divulgación o revelación estará estrictamente supeditada a las estipulaciones establecidas en estos instrumentos legales. En consecuencia, será un deber del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., velar por el cumplimiento de las estipulaciones confidenciales y reservadas frente a terceros y por lo tanto guardará absoluta reserva sobre los datos que deban ser protegidos por estas disposiciones.

Bajo ninguna circunstancia se revelarán datos que hagan parte de un secreto industrial o comercial.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., manifiesta que cuenta con distintas medidas de seguridad de la información dentro de las cuales se encuentran las siguientes:

•  Política de seguridad de la información.
•  Manual de procedimiento de contingencias de seguridad de la información.
•  Acuerdos marco de confidencialidad suscrito por todos los empleados de la clínica.
•  Medidas de seguridad especiales para almacenamiento de bases de datos con datos sensibles.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

•  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
•  Datos de naturaleza pública.
•  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos o estadísticos.
•  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., de manera previa al tratamiento de los datos personales.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada al CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas y, por lo tanto, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medios, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., ha identificado las siguientes bases de datos:

Base de datos con información pública: Los datos contenidos en los registros públicos provienen del cumplimento de una función reglada, cuyos formularios y procedimientos cumplen una finalidad de publicidad y oponibilidad. Por lo tanto, se entiende que estos datos son de carácter público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del titular para su tratamiento. Así mismo, se entenderá que tienen la misma naturaleza de datos públicos los registros que con posterioridad se deleguen al CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.

Bases de datos de usuarios y pacientes de salud: Son las bases de datos manuales o automatizadas que se encuentran estructuradas y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de usuarios de los servicios de salud que el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. presta, las cuales, de manera voluntaria y en ejercicio de su derecho de usuarios y/o pacientes  autorizan al CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., mediante cláusulas en los formatos, en los avisos en sus sedes y solicitudes, para que la información que suministran con el fin de acceder a derechos y prerrogativas que otorga el prestarles los servicios de salud, sea utilizada y manejada para los fines pertinentes. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada.

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., cumplirá con el aviso de solicitud de autorización para continuar el manejo de las bases de datos por intermedio de correo electrónico incluidas en las bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

Bases de datos de empleados, miembros y prestadores del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente o por medio de prestación de servicios, alianzas o contratos, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos incorporan información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines de las obligaciones derivadas de la relación laboral o por prestación de servicios, alianzas o contratos, requerirán autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso, la cual estará contenida en las cláusulas estipuladas para tal fin en los documentos de vinculación, prestación o contratos.

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., dará el aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas como empleados o exempleados, que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., para las adquisiciones de servicios y bienes demandados por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., en el desarrollo del objeto social y actividad económica de la sociedad. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados, sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular.

Bases de datos de aliados estratégicos:  Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen una relación, acuerdo o convenio con el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. cuyo tratamiento tiene como finalidad relaciones estratégicas para el desarrollo del objeto social y actividad económica de la sociedad. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y/o sensibles. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación de alianza pactada entre las partes requiere de autorización previa del titular.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

Destinación de la base de datos de contratistas y/o proveedores:

•  Mantener una comunicación con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la institución de acuerdo con los perfiles de cada tipo de base de datos que posea la empresa.
•  Realizar labores y gestiones de mercadeo informativo para efectos de mejorar los servicios prestados por la empresa y mejorar el conocimiento del cliente.

•  Mantener un consolidado de los usuarios del dominio web y la realización de estadísticas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para el cumplimiento del objeto social.
•  Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar información personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por la empresa.
•  Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.
•  Desarrollar el objeto social del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., conforme a sus estatutos sociales.
•  Ofrecer los servicios informativos del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., mediante el envío de correos electrónicos.
•  Cumplir con el almacenamiento de la información fiscal, contable, financiera y tributaria para la realización de pagos y consignaciones a proveedores y/o contratistas.
•  Para solicitar y recibir de las instituciones y entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal, financiera y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos.
•  Para la ejecución de contratos y acuerdos comerciales.
•  Para el análisis y mitigación de riesgos Lavado de Activos-LA/Financiación del Terrorismo-FT/ Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva-FPADM/ Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno-COFS.
•  Para la respectiva perfilación de proveedores y contratistas.

Destinación de la base de datos de empleados y ex empleados:

•  Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados, ex empleados, empleados en misión, empleados temporales, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
•  Almacenar la información concerniente a la hoja de vida de cada uno de los empleados y ex empleados.

Destinación de la base de datos de usuarios y pacientes:

•  Preservar y conservar los datos clínicos y médicos por el tiempo que ordene la ley o por mandato de autoridad competente.
•  Almacenar los datos contenidos en la historia clínica del paciente para el cumplimiento de los servicios médicos y hospitalarios.
•  Obtener datos fundamentales para la investigación médica, clínica y epidemiológica; al igual que la identificación de avances clínicos, científicos y tecnológicos.
•  Ofrecer información sobre campañas educativas y Manuals especiales relacionados con la promoción y prevención en salud.
•  Mantener una comunicación con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la clínica.
•  Tratar los datos suministrados por la respectiva EPS del paciente para efectos de contacto y control de la historia clínica.

•  Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar información personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por la entidad.
•  Para Atención general al usuario.
•  Proveer información sobre nuestros productos y servicios.
•  Manuals de fidelización y actualización de datos de pacientes, miembros, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros; informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios.
•  Enviar estados de cuenta de cartera.
•  Realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago.
•  Cumplimiento de las directrices establecidas por Ministerio Nacional de Salud y la Secretaría de Salud de Antioquía, cumplimiento del protocolo de bioseguridad de la empresa y Control del cerco epidemiológico de conformidad con las pautas establecidas en la Resolución 0666 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social.

Destinación de la base de datos de aliados estratégicos:

•  Mantener una comunicación con los titulares de los datos personales.
•  Desarrollar el objeto social del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. conforme a sus estatutos sociales.

Parágrafo. Sin perjuicio de las destinaciones mencionadas, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., podrá publicar en su sitio web un consolidado de todas las destinaciones específica de sus bases de datos, la cual podrá ser consultada libremente por los titulares de los datos para indagar por cada una de las destinaciones y usos puntuales de los datos tratados por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

Se deberá actualizar la información conforme se van obteniendo los datos, de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y de acuerdo con lo establecido en la medida provisional del presente manual.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS Y ADOLESCENTES

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., tratará datos de menores bajo los siguientes parámetros: En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, púberes, impúberes y adolescentes). En caso de recaudarlos debe darse cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

•  Responder y respetar el interés superior de los menores.
•  Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
•  Tratar los datos que comporten una naturaleza efímera insipiente y que no tengan una naturaleza privada, semiprivada o sensible.
•  Datos estrictamente necesarios para llevar a cabo labores y procedimiento clínicos y médicos.

Parágrafo. En todo momento el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. solicitará la autorización del tratamiento de los datos de los menores a sus padres o representantes legales.

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASES DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., acatará y cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que deba entregar a las autoridades competentes.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

•  Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la empresa de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos que posea la empresa.
•  Preservar y conservar los datos clínicos y médicos por el tiempo que ordene la ley o por mandato de autoridad competente.

•  Mantener un consolidado de los usuarios del dominio web y la realización de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para el cumplimiento del objeto social.
•  Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar información personal mediante la elaboración de bases de datos para efectos de control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por la empresa.
•  Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.
•  Desarrollar el objeto social del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., conforme a sus estatutos sociales.
•  Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empelados, ex empleados, empleados en misión, empleados temporales, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

TRATAMIENTO DE DATOS FINANCIEROS Y COMERCIALES

El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., podrá tratar datos comerciales e información financiera que sea necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para la celebración de contratos con terceros. Los datos serán tratados con completa coherencia con la ley estatutaria de habeas data financiero. Dicho tratamiento se limitará a las actividades del giro ordinario de sus negocios y no se obtendrá un provecho con su empleo.

TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS DIRECTOS DE LA EMPRESA

Los datos suministrados por el empleado serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos y transferidos por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos de esta compañía como EMPLEADOR. Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa las siguientes: contrataciones, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, si se tiene, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la compañía y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes. Toda la información relativa al empleado o ex empleado del CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., será conservada con el fin de que el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden de acuerdo con la legislación laboral colombiana.

DATOS SENSIBLES DEL EMPLEADO

El titular de la Información manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea que el tratamiento de la información relativa a pertenencia a organizaciones sociales, a la salud, estilo de vida, aptitud intelectual, entre otras; se realizará para los fines establecidos en esta política y para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. El empelado podrá contactar directamente a su empleador para efectos de cambiar, suprimir, actualizar o ratificar alguno de los datos sensibles que sean tratados por la empresa.

TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES

La aceptación de la presente política implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., respetando en todo momento las disposiciones legales que regulan la materia, para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular a terceros en el país o en el exterior.

A su vez, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la institución.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones de datos personales que efectúe el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

•  Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
•  Para cumplir con procesos jurídicos;
•  Para cumplir con contratos, alianza o convenios;
•  Para cumplir con auditorias fiscales o tributarias;
•  Para cumplir con parámetros establecidos por entidades de certificación y/o calidad.
•  Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
•  Para hacer cumplir los términos y condiciones al interior de la compañía;
•  Para proteger las operaciones de la empresa;
•  Para proteger los derechos, privacidad, seguridad o propiedad, de la compañía y los de terceros.
•  Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a la compañía.

Parágrafo primero. El   CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., solo hará transmisión internacional de datos médicos cuando el paciente sea residente o domiciliado permanente en otro país y sea necesario transmitir sus datos médicos o clínicos para efectos corroboración son su respectiva aseguradora en salud.

Parágrafo segundo.  El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., no cederá sus bases de datos a terceros y tampoco las enajenará a ningún título. Para evitar esto, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., dispondrá de todos los medios necesarios para evitar un tratamiento indebido de sus bases de datos.

Parágrafo tercero.  El CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., transmitirá sus datos a EPS, laboratorios clínicos y bancos de sangre para efectos de tratar integralmente los datos del paciente. Con todos ellos suscribirá el respectivo contrato de transmisión, tratamiento y protección de datos personales. En dicho contrato se establecerán las obligaciones de reserva, custodia y protección de datos que debe asumir cada encargado del tratamiento, siendo el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., la responsable del tratamiento de datos en estos casos.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, representantes o agentes oficiosos siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto, los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de la correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

CONSULTAS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. garantiza:

•  Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
•  Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
•  Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
•  En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR EL CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.

El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud al CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.  y/o al encargado del tratamiento de datos para que le permita conocer los datos personales que la compañía ha recolectado, almacenado o usado.

El titular debe enviar solicitud escrita al correo electrónico informacion.coa@quironsalud.com , indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de la misma. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cédula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.

Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes calendario contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

La sociedad CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., a través de la persona encargada para ello, remitirá la solicitud al responsable y/o encargado del tratamiento para que en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, la misma sea atendida.

Si el responsable y/o encargado del tratamiento no puede atender la solicitud dentro de los 15 días hábiles, se le notificará al titular de los datos la razón por la cual la solicitud no puede ser atendida dentro de ese término y la fecha en la que será atendida su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a un término de 5 días hábiles contados a partir del vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS

El titular de los datos personales o sus representantes pueden elevar solicitud al CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. y/o al encargado del tratamiento de datos para que sus datos personales tratados por la institución, sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe un incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en las presentes políticas, efectuando el siguiente procedimiento:

El titular o su representante, deberá elevar su solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

Nombre del titular de los datos

La identificación del Titular (cédula de ciudadanía)

La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

La dirección y demás datos de contacto del titular

La descripción del procedimiento que desea realizar (corrección, actualización o supresión)

La aclaración de si está actuando a nombre propio o a nombre de un tercero

los documentos corroboren la solicitud (opcional)

Si no se cumplen con los requisitos enunciados para solicitar el reclamo, el responsable o encargado requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de recepción del reclamo, para que dicho interesado subsane los requisitos. Si transcurre un (1) mes contado a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, dicha actitud se asimilará al desistimiento de la solicitud o reclamo.

Una vez recibida la solicitud, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la fecha de recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase “reclamo en trámite”  y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya decidido la solicitud. Asimismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado al competente para atender la solicitud, si quien la recibe no está legitimado para responderla.

El responsable o encargado del tratamiento dispondrá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.

Si no fuere posible atender la solicitud dentro del término señalado, el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., informará de ello al interesado, indicando los motivos que impiden atender su solicitud e informándole de la fecha en la que será resuelta su solicitud. En ningún caso, la nueva fecha podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

El procedimiento al interior de la empresa será el siguiente:

PROCEDIMIENTO	TÉRMINO
Análisis preliminar de la solicitud	5 días
(posibilidad de subsanar defectos)-Este término es para el titular de los datos	30 días
Reclamo en trámite	2 días
Cumplimento de la solicitud y envío de la constancia al titular	8 días
Independientemente de la solicitud, ésta debe ser resuelta dentro de los 15 días hábiles siguientes a su presentación.

Parágrafo.  No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA AL CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES

El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada al CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá el procedimiento para corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales tratados por el CENTRO ONCOLÓGICO ANTIOQUIA S.A.S.

MEDIDAS DE SEGURIDAD COMUNES PARA TODO TIPO DE DATOS Y BASES DE DATOS

Gestión de documentos y soportes	Control de acceso	Personal
Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos.	Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.	Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.
Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.	Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.	Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico.	Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados (activación de Firewall).	Divulgación entre el personal de las normas y las consecuencias del incumplimiento de las mismas.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DE DATOS SENSIBLES Y BASES DE DATOS AUTOMATIZADAS

Gestión de documentos y soportes	Control de Acceso	Transmisión
Sistema de registro de base de datos.	Registro de accesos indicando usuario, fecha y hora.	Transmisión de datos mediante redes electrónicas seguras.